1-ارسال الدعوات لطلب التطوع من أفراد المجتمع ممن لديهم القدرة والإمكانيات الكافية لدعم وتحقيق أهداف (المؤسسة).
2-استقبال المتطوعين وتسجيل طلبات الراغبين بالتطوع والتعرف على امكانياتهم ومهاراتهم, والتي يمكن الاستفادة منها في تنفيذ أعمال (المؤسسة), والتعرف على الأوقات المناسبة لهم, وذلك من خلال تعبئه نموذج التطوع .
3-الاجتماع برؤساء الإدارات والأقسام العاملة داخل (المؤسسة) وذلك للتعرف على الاحتياجات الخاصة بكل منها وحصر تلك الاحتياجات والنظر في مناسبة الاستفادة من المتطوعين في تنفيذها او جزء منها.
4-العمل على ايجاد توفيق نوعي بين المجالات المتاحة للتطوع (بالمؤسسة) وميولات المتطوعين بحسب قدراتهم وإمكانياتهم.
5-تنظيم اللقاءات التعريفية (بالمؤسسة) وأنشطتها للمتطوعين الجدد, وتنظيم البرامج التدريبية التي تتطلب القيام ببعض المسؤوليات.
6-توزيع المتطوعين على (إدارات ) العمل أو البرامج والمشروعات التي تنفذها المؤسسة أو الهيئة ومتابعة أدائهم باستمرار.
7-تقويم أداء المتطوعين والتعرف على نواحي القصور لإمكان تلافيها والتوصية بما يلزم لحسن الاستفادة منها في المستقبل.
8-متابعة عمل المتطوعين لضمان استمرارهم وتحفيزهم حتي لا تفتر حماسهم للعمل ولبذل مزيد من الجهد1-توفير العدد المناسب من الاستمارات الخاصة بالمتطوعين
2-تهيئة المكان المناسب لاستقبال المتطوعين.
3-توفير العدد المناسب من الكتيبات والمنشورات التعريفية الخاصة ( بالمؤسسة)
4-أعطاء فكرة واضحة عن برنامج التطوع (بالمؤسسة) وتوضيح نوعية المجالات المتاح التطوع بها ومهام كل منها ومسؤولياته.
5-توضيح البرامج والأنشطة التي تسعى المؤسسة لتحقيقها خلال الفترة الحالية والقادمة.
6-التأكيد على المتطوعين بالتواصل المستمر مع ادارة المتطوعين بشكل دوري ومستمر وفي حال حدوث مواجهة المشكلات والعقبات اثناء اداء المسؤوليات او المهام.
7-تزويد المتطوعين بالمعلومات الخاصة باعمالهم في حال تغيرها بعد مدة من تطوعهم
8-العمل على عقد الاجتماعات الدورية مع المتطوعين والوقوف على الصعوبات التي تواجه ادائهم للإعمال ومحاولة ايجاد الحلول المناسبة لها بالمشاركة معهم, وتحفيزهم وشكرهم على انجازاتهم.
9-اعداد حفل ختامي وتوجيه الدعوات لجميع المتطوعين وتكريم المتميزين منهم من قبل المسؤولين (بالمؤسسة).
10-اجراء تقييم للمتطوعين في نهاية البرنامج التطوعي لهم وذلك للتعرف على المشكلات التي مرت بهم والعمل على تلافيها في المرات القادمة.
11-تقييم عمل ادارة التطوع وذلك من خلال تعبئه المتطوعين نماذج تقييم تحتوي على الكثير من المعلومات المتعلقة بدور ادارة التطوع (بالمؤسسة).1-وضوح أهداف برنامج التطوع بالنسبة (للمؤسسة) والرغبين بالتطوع.
2-استماره طلب انضمام للتطوع.
3-دليل شروط التطوع حقوقه ماله وماعليه.
4- نموذج تقييم العمل التطوعي (التقارير).
5-برنامج حاسوبي لحفظ بيانات المتطوعين وانجازاتهم ومده اشتراكهم.
6- تحديد احتياجات المنظمه للمتطوعين.
7-تحديد الادوار والمهام التي تمنح للمتطوعين من خلال (المؤسسة).
8-تحديد مسؤول عن كل مجموعه من الانشطة لادارة المتطوعين.
9-تدريب المتطوعين على كل مجال من المجالات قبل الخوض بالعمل فيه
1-الحد من المشكلات الناتجة عن النقص في الكواد البشرية.
2-الاستفادة من أصحاب الخبرة من أفراد المجتمع بما يعود على تحقيق أهداف (المؤسسة).
3-تنمية روح المساهمة والبذل والعطاء في المتطوعين لخدمة المجتمع.
4- إتاحة الفرصة للمتطوعين للمشاركة في تقديم الخدمات والأنشطة.
5-تدريب وإعداد المتطوعين للتعامل مع المشكلات التي تواجه (المؤسسة ).
6- تطوير بيئة العمل وتنميته من خلال الاستفادة من جهود المتطوعين.
7-الاستفادة من المتطوعين في نشر الرسالة الإنسانية التي تتبناها (المؤسسة)
أولاً : يعد الرئيس المباشر التقرير عن طريق تسجيل الدرجة المناسبة في الحقل المخصص لذلك أمام كل عنصرمن عناصر التقويم التي تتعلق بالمعد عنه التقرير مع مراعاة ألا تزيد الدرجة المعطاة عن الحد الأعلى لدرجات التقويم المحددة لكل عنصر حسب الفئة المعد عنها التقرير.
ثانياً : التقدير الكلي للدرجات يسجل به مجموع درجات عناصر أداء العمل التطوعي والصفات الشخصية والعلاقات ثم تجمع للحصول على المجموع الكلي للدرجات(الدرجة النهائية).
ثالثاً: في حقل الملحوظات العامة يحدد الرئيس المباشر مواطن القوة ومواطن الضعف حسب رأيه ( إن وجدت ) .
رابعاً: بعد اعتماد التقرير من قبل الرئيس الأعلى للرئيس المباشر يتم إطلاع المعد عنه التقرير ـ عند الطلب .
خامساُ: يلحظ أن عناصر الملحوظات العامة ( مواطن القوة أو الضعف ) هي عناصر ترجيحية تؤخذ بعين الاعتبار لأغراض التمييز بين الحاصلين على درجات متساوية.
سادساً: إذا كان أحد عناصر التقويم لا ينطبق على المعد عنه التقرير فلا يترك مكان العنصر خالياً ، بل يوضع له درجة مناسبة يتم التوصل إليها عن طريق متوسط درجات الحقول التي تتضمن ذلك العنصر ( سواء كان ذلك في أداء العمل التطوعي أم في الصفات الشخصية أم في العلاقات ) .
1د-فتر الحضور والانصراف
2-سجل تدوين ملاحظات المسوؤل المباشر
3-تقرير الإنجاز الشهري .
4-انطباعات العاملين والمراجعين عن عمل المتطوع.
5-أي مصادر أخرى تساعد في دقة التقييم